Účetní se v březnu ozve s dotazem, co byla ta platba z loňského února, a vy začnete prohledávat e-maily, bankovní výpisy a přihrádku v autě. Uzávěrka sama o sobě není složitá. Zdržuje ji skoro vždy to samé, totiž podklady, které chodí po částech, bez souvislostí a pozdě. A právě tahle část je celá ve vaší režii.
Co účetní potřebuje a co si sama nedohledá
Většina živnostníků posílá faktury a tím to pro ně končí. Faktury jsou ale jen jedna vrstva. Za rok se vám nasbírá řada dokladů, které účetní potřebuje vidět, aby účetnictví vůbec dávalo dohromady.
- všechny vydané faktury, včetně stornovaných a opravných daňových dokladů
- přijaté faktury a doklady k nákupům, i k těm drobným
- bankovní výpisy za celý rok, ze všech účtů, tedy i z toho, přes který prošly dvě platby
- pokladní doklady a účtenky k platbám v hotovosti i kartou
- smlouvy a doklady k majetku, leasingu a úvěrům
- podklady ke mzdám, pokud máte zaměstnance nebo spolupracovníky na dohodu
- stav zásob a seznam neuhrazených faktur k 31. prosinci
Co si účetní dohledat nedokáže, je účel platby. V bance vidí odchozí částku a jméno příjemce. Jestli šlo o firemní notebook, nebo o dárek k narozeninám, z výpisu nevyčte. Tohle je nejčastější důvod, proč vám v dubnu píše seznam třiceti dotazů.
Kdy podklady předat, aby lhůty sedly
Lhůtu pro podání přiznání k dani z příjmů stanoví § 136 daňového řádu a odvíjí se od toho, jak přiznání podáte. Za rok 2026 to vychází takto.
- Tři měsíce po skončení zdaňovacího období, tedy do 1. dubna 2027, pokud podáváte sami, papírově nebo elektronicky
- Čtyři měsíce, pokud přiznání podáte po tomto termínu a výhradně elektronicky. Protože 1. květen 2027 padne na sobotu, posouvá se lhůta na nejbližší pracovní den, tedy na 3. května 2027
- Šest měsíců, tedy do 1. července 2027, pokud za vás přiznání podá daňový poradce nebo advokát, případně pokud máte povinný audit
Na to navazují přehledy. Přehled o příjmech a výdajích pro ČSSZ i pro zdravotní pojišťovnu se podává do jednoho měsíce po uplynutí lhůty pro podání přiznání, takže konkrétní datum se liší podle toho, jakou lhůtu využijete. Přehled pro ČSSZ navíc musí OSVČ podávat elektronicky, tato povinnost platí od roku 2025.
Důležité je nepřehlédnout jednu věc. Lhůta pro podání přiznání není lhůtou pro předání podkladů. Účetní potřebuje čas na zaúčtování, na dotazy a na vaše doplnění. Když jí všechno pošlete 25. března, počítejte s tím, že se bude řešit odklad. Rozumný odstup je tři až čtyři týdny před lhůtou, u firmy s více než pár desítkami dokladů měsíčně spíš šest.
Jeden kanál a jeden formát místo pěti
Nejhorší variantou je posílat doklady tak, jak přicházejí. Jedna faktura e-mailem, druhá fotkou v chatu, třetí papírově při osobním setkání. Účetní pak dělá práci, za kterou jí neplatíte, totiž skládá doklady z několika míst a hlídá, jestli jí něco nechybí.
Funguje to jednoduše. Zvolte jedno místo, kam všechno padá, ideálně sdílenou složku v cloudu, ke které má účetní přístup. Uvnitř měsíční podsložky. Doklady ukládejte jako PDF, nikoli jako fotky obrazovky. Pokud zatím jedete na papíře a nevíte, kde digitalizaci začít, pomůže vám přehled v článku o digitalizaci papírové agendy ve firmě.
Fotku účtenky mobilem berte jako krajní řešení. Když už fotíte, foťte na světle, celý doklad včetně okrajů a zkontrolujte, že je čitelná částka, datum i DIČ.
Jak pojmenovat soubory, aby se v nich dalo hledat
Název scan_0043.pdf je pro účetní stejně užitečný jako prázdná složka. Držte se jednoho vzoru a dodržujte ho celý rok.
Datum nejdřív, pak dodavatel, pak číslo dokladu. Tedy například 2026-03-14_alza_FV2026123.pdf. Datum ve formátu rok, měsíc, den má jednu výhodu, soubory se samy řadí chronologicky. U vydaných faktur se vyplatí přidat i jméno odběratele, hledání neuhrazené faktury pak zabere pár sekund. Pokud faktury vystavujete ručně v dokumentu, zvažte přechod na nástroj, který číslování a archivaci řeší za vás, možnosti rozebírá text o fakturačních programech pro živnostníky.
Co uzávěrku zdržuje nejčastěji
Platby bez dokladu
Z účtu odešly peníze, doklad nikde. Buď jste ho nedostali, nebo se ztratil. Vyžádejte si kopii u dodavatele, většina e-shopů i služeb má faktury dostupné v zákaznickém účtu. Bez dokladu nelze výdaj uznat a účetní ho musí z nákladů vyřadit.
Soukromé a firemní výdaje na jedné kartě
Platit z firemního účtu nákupy pro domácnost není zakázané, ale každou takovou platbu musíte účetní vysvětlit. Oddělený účet nebo alespoň oddělená karta na soukromé výdaje vám ušetří desítky dotazů ročně.
Účtenky, které do března vyblednou
Termopapír, na kterém se tiskne většina účtenek, po několika měsících v teple a na světle zesvětlá do nečitelnosti. Účtenku naskenujte nebo vyfoťte hned, nejlépe ve dni, kdy ji dostanete.
Neuhrazené faktury, o kterých účetní neví
K uzávěrce je potřeba vědět, které vydané faktury k 31. prosinci nebyly zaplacené. Pokud o nich účetní neví, obraz hospodaření nebude správný. Projděte si na konci roku saldo odběratelů a seznam jí pošlete sami, ostatní položky roční agendy najdete v článku o tom, co v malé firmě stihnout do konce prosince.
Po předání podkladů práce nekončí
U společnosti s ručením omezeným na uzávěrku navazují další povinnosti. Účetní závěrku schvaluje valná hromada a podle zákona o obchodních korporacích se má konat do šesti měsíců od konce účetního období. Závěrku pak firma zakládá do sbírky listin obchodního registru. Podle § 21a odst. 2 zákona o účetnictví se zveřejňuje do 30 dnů od schválení, nejpozději však do 12 měsíců od rozvahového dne, a to i v případě, že schválena nebyla. Tehdy se k ní přikládá informace o neschválení.
Sankce nejsou formální. Zákon o účetnictví umožňuje v § 37a pokutu až do 3 % hodnoty aktiv a registrový soud může podle zákona o veřejných registrech uložit pokutu do 100 000 Kč, pokud firma závěrku nezaloží opakovaně a nereaguje ani na výzvu.
Po uzávěrce si také uložte kompletní podklady za daný rok na jedno místo a nechte je být. Jak dlouho je musíte mít k dispozici a které doklady mají delší lhůtu než ostatní, rozebírá text o tom, jak dlouho uchovávat faktury a doklady ve firmě.
Text popisuje obecná pravidla a lhůty platné pro běžné situace. Konkrétní případ, zejména pokud máte zaměstnance, zahraniční plnění nebo povinný audit, si nechte posoudit účetní nebo daňovým poradcem.
Časté otázky
Musím účetní nosit papírové originály?
U většiny dokladů ne, pokud máte zajištěnou průkaznost elektronické podoby a doklady archivujete po celou zákonnou dobu. Shodněte se s účetní dopředu, v jakém formátu je chce a kdo originály drží. Některé dokumenty, typicky smlouvy s podpisem, si ponechte i fyzicky.
Co když doklad vůbec nemám a nejde dohledat?
Řekněte to účetní rovnou a nevymýšlejte náhradní doklad. Výdaj bez dokladu se zpravidla vyřadí z daňově uznatelných nákladů. To je nepříjemné, ale výrazně méně než doklad, který při kontrole neobstojí.
Kdy nejpozději mám podklady předat?
Zeptejte se účetní a datum si zapište do kalendáře s připomínkou. Obecně platí tři až čtyři týdny před lhůtou pro podání přiznání, u větší agendy dřív. Pokud víte, že to nestihnete, řešte odklad předem, ne týden před termínem.
Musím přehled pro ČSSZ podávat elektronicky?
Ano, povinnost elektronického podání přehledu OSVČ pro ČSSZ platí od roku 2025. Přehled pro zdravotní pojišťovnu lze zatím podat i jinak, ale elektronicky to jde také a máte o podání doklad.
Kdo nese odpovědnost, když účetní zaúčtuje něco špatně?
Za daňové přiznání a za účetnictví odpovídá vůči správci daně podnikatel, tedy vy. Chyba účetní může být důvodem k náhradě škody mezi vámi a ní, ale pokutu a doměrek vyměří finanční úřad vám. Proto se vyplatí přehled o tom, co jste účetní poslali, držet i na své straně.
