Krabice s doklady z roku 2019 zabírá v kanceláři místo a láká na skartovačku. Otázka, kterou si nad ní podnikatel položí, zní jednoduše, jenže odpověď není jedno číslo. Lhůty pro uchovávání dokladů jsou v českém právu rozeseté nejméně do čtyř zákonů a liší se podle toho, co přesně v krabici leží. Přijatá faktura má jiný režim než mzdový list, účetní závěrka jiný než výpis z banky. A u mzdové agendy běží lhůta tak dlouho, že ji většina firem přežije jen v archivu, ne v paměti.
Následující přehled shrnuje obecná pravidla podle platných předpisů. Pokud u vás právě probíhá kontrola nebo spor, konkrétní lhůtu si nechte potvrdit od účetního nebo daňového poradce, protože tam se obecné pravidlo posouvá.
Základ tvoří dvě lhůty ze zákona o účetnictví
Pro účetní jednotky je výchozím předpisem § 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Ten dělí dokumenty do dvou skupin.
- Pět let se uchovávají účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy, odpisové plány, účtový rozvrh a přehledy. Lhůta se počítá od konce účetního období, kterého se týkají.
- Deset let se uchovává účetní závěrka a výroční zpráva, také od konce účetního období, ke kterému se vztahují.
Důležitý je ten počátek. Lhůta neběží od data na faktuře, ale od konce účetního období. U firmy s kalendářním rokem to znamená, že faktura vystavená v únoru 2020 má lhůtu začínající 1. ledna 2021 a volnou ruku k jejímu zničení získáte až po konci roku 2025. Rozdíl mezi oběma výklady je téměř celý rok.
Plátce DPH se pěti lety neřídí, drží deset
Pokud jste plátce DPH, pětiletá lhůta vám v praxi moc neposlouží. Podle § 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, se daňové doklady uchovávají deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. A protože daňový doklad k DPH je obvykle tentýž papír nebo PDF jako účetní doklad, platí pro něj delší z obou lhůt.
Z toho vychází nejpraktičtější pravidlo pro malou firmu. Jste plátce DPH, berte deset let jako výchozí nastavení pro celou dokladovou agendu a nerozdělujte ji na pětileté a desetileté hromádky. Úspora místa nevyváží riziko, že při kontrole bude chybět právě doklad, u kterého jste si tipli kratší lhůtu.
Živnostník s daňovou evidencí se řídí lhůtou pro stanovení daně
Kdo nevede účetnictví, ale daňovou evidenci, žádnou pevnou lhůtu v zákoně nenajde. Podle § 7b odst. 5 zákona o daních z příjmů se doklady uchovávají za všechna zdaňovací období, za která ještě neuplynula lhůta pro stanovení daně. Ta je definovaná v § 148 daňového řádu, tedy zákona č. 280/2009 Sb., a činí tři roky ode dne, kdy uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání.
Tři roky ale nejsou strop, jsou to spíš podlaha. Daňový řád s touto lhůtou pracuje poměrně pružně:
- Prodlouží se o rok, pokud v posledních dvanácti měsících před jejím uplynutím dojde například k podání dodatečného přiznání, které vedlo k doměření daně, nebo k oznámení rozhodnutí o stanovení daně.
- Začne běžet znovu od začátku, pokud se před jejím uplynutím zahájí daňová kontrola nebo podáte řádné daňové přiznání.
- Neběží po dobu řízení před správními soudy a Ústavním soudem, které se stanovení daně týká.
- Skončit může nejpozději deset let od původního počátku, s výjimkami u daňových trestných činů a účinné lítosti.
Pro živnostníka z toho vyplývá, že tři roky jsou riskantní minimum. Pět let je rozumný kompromis, deset let bezpečná volba.
Mzdové listy se uchovávají čtyřicet pět let
Nejdelší lhůta v celé agendě nesouvisí s daněmi, ale s důchody. Podle § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, se mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění uchovávají 45 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají. Lhůta se zvýšila z třiceti let s účinností od 1. ledna 2023, změnu přinesla novela publikovaná pod číslem 455/2022 Sb. U mzdových listů vedených pro poživatele starobního důchodu zůstává lhůta deset let.
I jeden zaměstnanec na jeden měsíc tedy vytvoří dokument, který firma musí mít po několik desetiletí. Konec pracovního poměru na tom nic nemění. Mzdovou agendu proto má smysl archivovat zvlášť, mimo běžné doklady, protože se bude skartovat o dekády později než zbytek.
Kdy se lhůta prodlouží, i když už podle kalendáře uplynula
Na § 31 navazuje § 32 zákona o účetnictví a ten obsahuje pojistku, o které se často zapomíná. Pokud jsou doklady předmětem daňového řízení, řízení o sociálním nebo zdravotním pojištění, řízení podle zvláštního zákona nebo pokud je potřebujete k uplatnění svého nároku, uchovávají se po dobu, po kterou to je nutné, bez ohledu na základní lhůtu.
Stejné ustanovení řeší i situaci s delší záruční nebo reklamační lhůtou. Pokud má dodaná technologie desetiletou záruku, faktura k ní je po celou tu dobu váš jediný doklad o nákupu a datu dodání. Bez ní reklamaci neuplatníte, i kdyby účetní lhůta dávno skončila.
Před skartací se proto vždy podívejte, zda se dokladů netýká otevřená kontrola, nedokončený spor nebo dlouhá záruka. Zabere to pár minut a je to poslední moment, kdy to lze napravit.
Elektronický archiv je v pořádku, pokud splní tři podmínky
Doklady nemusíte držet v papíru. Zákon o účetnictví připouští uchovávání v elektronické podobě, pokud dokument zůstane čitelný, pokud je věrohodný jeho původ a pokud je zachována neporušitelnost obsahu. Sken přijaté papírové faktury tyto podmínky splnit může, záleží na tom, jak s ním po naskenování zacházíte.
Tady se rozhoduje mezi archivem a hromadou souborů. Složka, do které se dvanáct let sypou PDF s názvy typu scan_0043.pdf, formálně splňuje čitelnost, ale konkrétní doklad za rok 2021 v ní při kontrole nenajdete. Pokud s přechodem z papíru na digitál začínáte, projděte si nejdřív, kde má digitalizace papírové agendy ve firmě začít, protože pořadí kroků tady rozhoduje o tom, jestli archiv bude použitelný. Dostupnost a doba uložení dokladů je také parametr, který se vyplatí ověřit už při výběru fakturačního programu, ne až v momentě, kdy službu po třech letech rušíte.
Jak archiv nastavit, abyste ho neřešili každý rok znovu
Celou agendu lze zjednodušit na několik rozhodnutí, která uděláte jednou.
- Jedna lhůta pro doklady. Plátce DPH pracuje s deseti lety, neplátce bez účetnictví s pěti až deseti. Nerozdělujte doklady podle typu, ušetřené místo nevyváží riziko chyby.
- Dělení podle účetních období, nikoli podle dodavatelů. Lhůta běží od konce období, takže archiv organizovaný po rocích se skartuje jedním rozhodnutím. Archiv po dodavatelích se musí procházet doklad po dokladu.
- Mzdová agenda samostatně. Čtyřicet pět let je jiný svět než deset. Smíchat obojí znamená, že se celý archiv bude muset držet podle té delší lhůty.
- Záloha mimo jedno zařízení. Deset let je dost dlouhá doba na to, aby se během ní rozbil disk. Kolik kapacity a jaké náklady si vyžádá cloudové úložiště pro malou firmu, se dá spočítat předem.
- Kontrola před skartací. Otevřené řízení, spor nebo dlouhá záruka lhůtu prodlužují. Ověřit to je otázka několika minut.
Časté otázky
Musím si uchovávat i samotné daňové přiznání?
Povinnost se váže především na podklady, ze kterých přiznání vychází, tedy na doklady a evidence. Finanční správa má podané přiznání ve své evidenci. Pro vlastní přehled a při případné kontrole se ale kopie přiznání hodí, takže je praktické ukládat ho spolu s doklady za dané období.
Stačí sken, nebo musím mít původní papír?
Zákon o účetnictví elektronickou podobu připouští, pokud zůstane zachována čitelnost dokladu, věrohodnost jeho původu a neporušitelnost obsahu. Pokud tyto podmínky váš systém splňuje, papír si držet nemusíte. U dokladů, kde je originál sám nositelem práva, například u některých cenných papírů a notářských dokumentů, ale sken nestačí.
Od kdy přesně lhůta běží?
U účetních dokladů od konce účetního období, kterého se týkají, u daňových dokladů k DPH od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, u mzdových listů od konce roku, kterého se týkají. Nikdy ne od data na dokladu. U firmy s kalendářním rokem si tedy ke každé lhůtě připočtěte zbytek roku, v němž doklad vznikl.
Co když doklady ztratím nebo je zničí voda či požár?
Povinnost uchovávat doklady tím nezmizí a při kontrole leží důkazní povinnost na vás. Co se dá udělat, je doklady rekonstruovat, tedy vyžádat si duplikáty u dodavatelů a odběratelů a doplnit je bankovními výpisy. Proto je záloha mimo hlavní uložení u desetiletých lhůt spíš nutnost než komfort.
Mohu doklady skartovat hned, jak lhůta uplyne?
Po uplynutí lhůty u nich zákonná povinnost končí, ale před skartací se vyplatí zkontrolovat tři věci. Zda neprobíhá daňová kontrola nebo jiné řízení, zda z dokladů neplyne nárok, který ještě chcete uplatnit, a zda u nákupu neběží delší záruční či reklamační lhůta. V kterémkoli z těchto případů doklad ještě potřebujete.
