Digitalizace papírové agendy ve firmě většinou nezačne rozhodnutím vedení. Začne ve chvíli, kdy někdo hodinu hledá fakturu z loňského března, protože ji chce účetní nebo pojišťovna. Teprve pak přijde otázka, kde to celé začít. A odpověď nezní koupit skener.
Práce s papírem je z větší části práce s pravidly, ne s technikou. Musíte rozhodnout, co se skenuje, jak se soubory pojmenují, kam se ukládají, kdo k nim má přístup a jak dlouho se drží. Technika je ta snadnější polovina. Pokud si pravidla nestanovíte dopředu, vznikne z papírového šuplíku digitální šuplík, ve kterém se hledá stejně špatně.
Nejdřív si spočítejte, kolik papíru vám každý měsíc projde rukama
Bez tohoto čísla se nedá rozhodnout nic dalšího. Firma, které přijde dvacet dokladů měsíčně, potřebuje úplně jiné řešení než firma s dvěma sty. Projděte si jeden uzavřený měsíc a rozdělte papíry do skupin podle toho, co s nimi děláte.
- Doklady, které posíláte účetní a víckrát se na ně nepodíváte.
- Doklady, ke kterým se vracíte, typicky smlouvy, záruční listy, dodací listy k reklamacím.
- Papíry, které nikdo nikdy nepotřeboval a drží se ze zvyku.
Třetí skupina bývá překvapivě velká a je to první úspora. Papír, který nemáte povinnost uchovávat a nikdo se po něm neptá, nemá smysl skenovat. Digitalizace neznamená převést všechno, znamená převést to, co se používá, a zbytek řešit podle skartačních pravidel.
Co říká zákon o uchovávání dokladů v elektronické podobě
Tady je potřeba být přesný, protože právě obava z úřadu drží hodně firem u papíru. Následující přehled je výklad obecných pravidel, konkrétní situaci posoudí účetní nebo daňový poradce.
Lhůty podle zákona o účetnictví
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v § 31 rozlišuje dvě základní lhůty. Účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají 10 let od konce účetního období, kterého se týkají. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh 5 let. Paragraf 32 pak přidává výjimky, které se v praxi podceňují. Pokud běží záruční lhůta nebo reklamační řízení delší než skartační lhůta, doklad se uchovává po celou tu dobu. U nezaplacené pohledávky nebo nesplněného závazku se záznam drží do konce prvního účetního období následujícího po období, ve kterém došlo k úhradě nebo splnění.
Daňové doklady a DPH
U daňových dokladů je lhůta delší. Podle § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Paragraf 35a výslovně počítá s elektronickou podobou. Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak a lze jej uchovávat elektronicky. Podmínkou je, že se uchovají i data zajišťující věrohodnost původu dokladu a neporušenost jeho obsahu. Jedno praktické omezení stojí za zapamatování. Pokud je místo uchovávání mimo tuzemsko, musí o tom uchovatel předem informovat správce daně, přičemž nepřetržitý dálkový přístup k dokladům uloženým jinde se za uchovávání mimo tuzemsko nepovažuje.
Pro dokumenty mimo účetnictví a daně, tedy například spisovou agendu nebo archivaci, platí zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Pro firmy, které potřebují, aby elektronický dokument obstál i po letech, je relevantní také zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, podle kterého se vydávají kvalifikovaná elektronická časová razítka.
Technika, která na začátek stačí
Na doklady formátu A4 v menším objemu vystačí mobil. Fotoaparát v telefonu zvládne dokument přečitatelně, pokud ho vyfotíte na kontrastním podkladu a necháte aplikaci dokument narovnat a převést do PDF.
Od přibližně padesáti dokladů měsíčně výš se vyplatí skener s automatickým podavačem a duplexem, tedy schopností naskenovat obě strany v jednom průchodu. Zásadní není rozlišení, 300 dpi je na text víc než dost, ale právě podavač.
Důležitější než hardware je jedna funkce v nastavení, vrstva s rozpoznaným textem. Skener nebo aplikace by měly ukládat PDF s textovou vrstvou, aby se v souborech dalo fulltextově hledat. Bez ní jsou vaše doklady obrázky, ve kterých počítač nic nenajde. Pokud chcete jít dál a nechat z dokladů vytěžovat částky a čísla faktur automaticky, projděte si nejdřív tři úlohy, kde umělá inteligence v malé firmě reálně ušetří čas, protože u vytěžování dat záleží na objemu dokladů víc než u čehokoli jiného.
Pojmenování souborů rozhodne o tom, jestli něco najdete
Tohle je část, kterou firmy odbudou, a pak se diví, že digitalizace nepomohla. Zvolte jeden tvar názvu a držte se ho bez výjimek. Funguje schéma datum, typ dokladu, protistrana, číslo, tedy například 2026-03-14-FP-alza-2026001234.pdf. Datum ve tvaru rok, měsíc, den má jednu výhodu, soubory se samy řadí chronologicky.
Složky stavte podle roku a typu dokladu, ne podle jmen lidí, kteří papír zpracovávali. Lidé ve firmě se mění, rok a typ dokladu zůstávají.
Velkou část agendy přitom digitalizovat nemusíte, protože nikdy nebyla na papíře. Vydané faktury většina programů ukládá přímo v PDF a stačí je nevytahovat na papír a nezakládat do šanonu. Pokud teprve vybíráte, čím fakturovat, pomůže vám přehled toho, podle čeho se u fakturačních programů rozhodovat.
Kam soubory uložit a kdo k nim bude mít přístup
Lokální disk v jednom počítači je nejhorší varianta, jakou si můžete vybrat. Po digitalizaci přestane být papír záložní kopií a veškerá agenda firmy visí na jednom zařízení. Běžné řešení je firemní cloudové úložiště s historií verzí a s možností nastavit práva po složkách, k výběru a nákladům jsme psali v textu o tom, jak vybrat cloudové úložiště pro malou firmu a kolik stojí.
Přístupy nastavte hned, ne až potom. Personální agenda a mzdové doklady obsahují osobní údaje a nemají být ve složce, kterou vidí celá firma. Pravidlo je jednoduché, každý vidí jen to, co ke své práci potřebuje. Spolu s tím zapněte u firemních účtů dvoufázové ověření, protože cloud s celým účetnictvím chráněný jedním heslem je slabé místo celé digitalizace.
A pořád platí, že cloud sám není záloha. Synchronizovaná složka přenese smazání i poškození souboru na všechna zařízení. Druhá kopie jinde, typicky na externím disku nebo u jiné služby, je to, co vás zachrání.
Čemu se při digitalizaci vyhnout
Nejčastější chyba je začít od archivu. Deset let papírů v krabicích je nejméně užitečná část agendy a práce na týdny. Začněte od nových dokladů, a to od prvního dne nového měsíce, aby se vám nemíchal jeden měsíc ve dvou podobách. Starý archiv řešte, až nový režim běží, a z něj naskenujte jen to, co má nějakou živou vazbu, typicky platné smlouvy a doklady k majetku, který ještě používáte.
Druhá chyba je skartovat papír hned po naskenování. Pokud nemáte jistotu, že elektronická podoba splňuje požadavky na věrohodnost původu a neporušenost obsahu, nechte si originály u dokladů s delšími lhůtami aspoň do první kontroly nebo do konzultace s účetní.
Třetí chyba je nenapsat pravidla. Dokud je způsob pojmenování a ukládání jen v hlavě jednoho člověka, rozpadne se při první dovolené. Jeden list A4 s názvem složek, tvarem názvu souboru a lhůtami uchovávání stačí.
Časté otázky
Můžu papírovou fakturu po naskenování vyhodit?
Zákon o DPH v § 35a převod daňového dokladu z listinné podoby do elektronické připouští, ale vyžaduje, aby byla zachována data zajišťující věrohodnost původu dokladu a neporušenost jeho obsahu. Jak to konkrétně zajistit, závisí na tom, jak doklady ukládáte a jaké nástroje používáte, proto je to otázka na účetního nebo daňového poradce, ne na obecný návod.
Jak dlouho musím doklady uchovávat?
Účetní doklady 5 let a účetní závěrku s výroční zprávou 10 let podle § 31 zákona o účetnictví, daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období podle § 35 zákona o DPH. U nezaplacených pohledávek, nesplněných závazků a běžících záručních lhůt se lhůta prodlužuje podle § 32 zákona o účetnictví.
Stačí na skenování mobil, nebo potřebuju skener?
Záleží na objemu. Při několika desítkách dokladů měsíčně mobil s aplikací na dokumenty obvykle dostačuje. Jakmile jde o stovky stran, rozhoduje automatický podavač a duplex, protože ruční vkládání listů je ta časově nejdražší část celého procesu.
Co je textová vrstva v PDF a proč na ní záleží?
Je to rozpoznaný text uložený v PDF vedle obrázku stránky. Díky ní můžete v dokladech hledat podle slov a čísel, například podle názvu dodavatele nebo variabilního symbolu. Bez textové vrstvy máte sice elektronický soubor, ale obsahově je pro počítač stejně nečitelný jako naskenovaná fotografie papíru.
Kde mám uložené doklady držet, aby to bylo v pořádku i vůči úřadu?
Podle § 35 zákona o DPH musí uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku doklady uchovávat v tuzemsku, pokud nejde o nepřetržitý dálkový přístup. Je-li místo uchovávání mimo tuzemsko, je povinen o tom správce daně předem informovat. U zahraničních cloudových služeb je proto dobré vědět, kde data fyzicky leží, a tuto podmínku si s účetní projít.
