Cloudové úložiště řeší malá firma mezi prvními věcmi, jakmile přestane stačit jeden počítač a flash disk. Nabídka je přitom nepřehledná. Část služeb se prodává jako úložiště, část jako součást kancelářského balíku a část jako zálohování, a všechny tři kategorie se popisují podobnými slovy. Výsledkem bývá, že firma platí za něco, co nepotřebuje, a chybí jí to, co potřebuje.
Tento text je návod, jak si vybrat a jak spočítat, co vás to bude stát. Konkrétní ceny se mění příliš často, takže místo výčtu tarifů najdete popis toho, z čeho se cena skládá, abyste dokázali porovnat jakoukoliv aktuální nabídku.
Nejdřív si ujasněte, co ukládáte a proč
Firmy obvykle míchají tři různé potřeby do jedné.
- Sdílení a společná práce. Aby se dva lidé dostali ke stejné smlouvě a viděli aktuální verzi. To řeší synchronizovaný disk v kancelářském balíku.
- Záloha. Aby se data dala obnovit po smazání, po napadení počítače nebo po selhání notebooku. To je jiná služba než sdílení.
- Archiv. Účetnictví a staré projekty na roky dopředu, k nim se ale dostáváte párkrát za rok. Platí se hlavně za objem a je to nejlevnější kategorie.
Když si tyhle tři věci nerozdělíte, snadno skončíte u nejdražší varianty pro všechno. Pomůže jednoduchý seznam. Jaké soubory máme, kde leží, kdo k nim potřebuje přístup a co se stane, když o ně přijdeme.
Synchronizace není záloha, a to je nejčastější omyl
Sdílený firemní disk na první pohled jako záloha působí, protože soubory nejsou jen v jednom počítači. Problém je v tom, že synchronizace kopíruje i chyby. Když někdo smaže složku nebo přepíše dokument špatnou verzí, promítne se to ke všem. Když se počítač nakazí vyděračským virem, který soubory zašifruje, synchronizace poslušně nahraje zašifrované verze.
Obranou je verzování a koš, které většina služeb má, jen po omezenou dobu. Právě tahle doba je parametr, který se vyplatí zkontrolovat před podpisem, protože po jejím uplynutí už obnova nejde. U dat, na kterých firma stojí, je rozumné mít nad synchronizací ještě samostatné zálohování s vlastní historií, ideálně u jiného poskytovatele. Princip je stejný jako u telefonu, jen ve větším, jak jsme popisovali v textu o zálohování dat bez zbytečného stresu.
Tři typy služeb, ze kterých se vybírá
Kancelářský balík s úložištěm
Nejčastější volba malých firem, protože v jedné platbě dostanete e-mail na vlastní domény, kancelářské aplikace a úložiště. U Google Workspace je v základní úrovni Business Starter 30 GB na uživatele, v Business Standard 2 TB na uživatele a v Business Plus 5 TB, přičemž kapacita se sčítá do společného fondu pro celou organizaci. Microsoft 365 nabízí u plánů Business Basic, Standard i Premium 1 TB úložiště na uživatele a k tomu poštovní schránku o velikosti 100 GB. Obě rodiny plánů jsou určené pro firmy do 300 uživatelů a platí se za uživatele a měsíc.
Samostatné cloudové úložiště
Služby soustředěné jen na disk a sdílení. Hodí se, pokud e-mail a dokumenty řešíte jinak nebo sdílíte velké objemy s lidmi mimo firmu. Sledujte, jestli se kapacita počítá na uživatele, nebo je společná, protože to mění cenu při rostoucím týmu.
Zálohovací a archivní služby
Sem patří zálohovací nástroje, které z počítačů a serverů pravidelně odesílají data do cloudu, a takzvané objektové úložiště, kde se platí za uložený objem. Tato kategorie je pro dlouhodobé uchování nejlevnější, ale nepočítejte s tím, že v ní budete běžně pracovat se soubory.
Z čeho se skládá cena
Cenu ovlivňuje víc položek, než kolik jich bývá vidět v ceníku.
- Platba za uživatele. U kancelářských balíků se neplatí za místo, ale za lidi. Tři zaměstnanci s velkým archivem vyjdou levněji než deset lidí s malými schránkami.
- Délka závazku. Roční předplatné je obvykle výrazně levnější než měsíční. Google u ročního závazku uvádí úsporu 16 procent proti flexibilní platbě, u ostatních poskytovatelů se rozdíl řádově podobá.
- Kapacita nad rámec tarifu. Doplňkové úložiště se dokupuje zvlášť a bývá poměrově dražší než přechod na vyšší plán, takže se vyplatí obojí spočítat.
- Stahování a obnova. U archivních a objektových úložišť se někdy platí i za přenos dat k vám. V běžném provozu to nepocítíte, při velké obnově to může být nemalá částka.
- Nastavení a správa. Buď na to padne váš čas, nebo zaplatíte externího správce. Do rozpočtu se to obvykle nepočítá, přitom u přechodu z jednoho řešení na druhé jde o největší položku.
- DPH a měna. Ceníky bývají uváděny bez DPH a někdy v eurech nebo dolarech, takže konečná částka na faktuře se od té z webu liší.
Praktický postup je jednoduchý. Vynásobte počet lidí, kteří potřebují vlastní účet, cenou plánu, přidejte roční položky typu doplňkové kapacity a zvlášť si spočítejte zálohování, pokud ho řešíte jinou službou. U kancelářských balíků se cena na uživatele a měsíc pohybuje v řádu nižších stovek korun, ale konkrétní částku berte vždy z aktuálního ceníku poskytovatele, protože se mění i několikrát do roka.
Kolik místa opravdu potřebujete
Většina malých firem kapacitu nadhodnocuje. Smlouvy, tabulky a e-maily zaberou minimum. Objem dělají fotografie, video, skeny ve vysokém rozlišení a projektové soubory z grafiky nebo stavařiny.
Než si vyberete plán, zjistěte dvě čísla. Kolik dat máte teď na počítačích a discích a kolik vám jich přibylo za poslední rok. Druhé číslo je důležitější, protože podle něj poznáte, jak dlouho kapacita vydrží. U firem s hodně videem se řeší znovu dřív, než vyprší závazek.
Bezpečnost a přístupy, kde se nejčastěji chybuje
Cloudová služba sama o sobě bezpečnost nezajistí. Rozhoduje to, jak ji nastavíte.
- Vlastní účet pro každého. U sdíleného přihlášení nezjistíte, kdo co udělal, a komplikuje to odchod zaměstnance.
- Dvoufázové ověření. U firemních účtů ho zapněte povinně pro všechny, ne jen pro majitele.
- Oprávnění podle potřeby. Ne každý potřebuje všechny složky. U odkazů na soubory kontrolujte, jestli nejsou veřejné pro kohokoliv s odkazem.
- Odchod zaměstnance. Předem si ujasněte, jak se převádí jeho data a jak se mu odebere přístup, včetně přihlášení na soukromém telefonu.
- Telefony a notebooky. Účet do cloudu je obvykle přihlášený i v mobilu, takže ztráta telefonu je bezpečnostní událost. Navazuje na to správa zařízení, o které jsme psali v článku o firemní mobilní flotile, i bezpečné používání cloudových úložišť v mobilu.
Co vyřešit po právní stránce
Pokud do cloudu ukládáte osobní údaje, tedy i jen kontakty zákazníků nebo podklady k zaměstnancům, vystupuje poskytovatel jako zpracovatel a podle článku 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů má být vztah s ním upravený smlouvou. U velkých poskytovatelů bývá součástí obchodních podmínek pro firemní účty, takže stačí zkontrolovat, že ji máte odsouhlasenou, a uložit si ji. U menších služeb se vyplatí zeptat. Užitečné je vědět i to, v jakých zemích poskytovatel data ukládá.
Jak se rozhodnout bez studování tabulek
Pokud řešíte e-mail na vlastní doméně i úložiště, vyjde nejlépe kancelářský balík, jinak platíte dvě služby. Nejnižší úroveň s několika desítkami gigabajtů na uživatele stačí kancelářím, které pracují hlavně s dokumenty, u fotografií a videa ji přeskočte. Nad tím ať běží samostatné zálohování s historií verzí a archiv starých projektů odložte do nejlevnější archivní varianty.
Než se rozhodnete definitivně, zkuste si na jednom účtu měsíc reálného provozu. Nejdražší totiž není špatně vybraný tarif, ale změna řešení po roce, kdy už je v něm nahraná celá firma.
Časté otázky
Stačí malé firmě bezplatná varianta cloudu
Pro jednoho člověka na začátku někdy ano, ale u firemního provozu narazíte na tři věci. Bezplatné účty obvykle nedovolují e-mail na vlastní doméně, neumožňují centrální správu uživatelů a chybí u nich smluvní úprava zpracování osobních údajů. Jakmile máte zaměstnance nebo zákaznická data, je placený firemní účet čistší řešení.
Je lepší mít vlastní server v kanceláři, nebo cloud
Vlastní server má smysl při velkých objemech dat a při práci, která potřebuje rychlý přístup v místní síti. Jeho cena ale nekončí nákupem, přidává se elektřina, výměna disků, aktualizace a hlavně záloha mimo kancelář, protože při vytopení nebo krádeži vás server v kanceláři nezachrání. Kombinace obojího je u menších firem častá.
Jak dlouho drží služby smazané soubory
Liší se to podle poskytovatele a podle tarifu, řádově jde o dny až měsíce v koši a u verzí souborů o omezený počet starších verzí. Přesná doba je uvedená v dokumentaci konkrétní služby a je to jeden z parametrů, které se vyplatí zkontrolovat ještě před nasazením, ne až ve chvíli, kdy něco hledáte.
Můžu ukládat účetní doklady jen do cloudu
Elektronické uchování dokladů je přípustné, podstatné je, aby byly po celou zákonnou dobu čitelné, dostupné a nezměněné. Prakticky to znamená mít doklady uložené tak, že o ně nepřijdete se zrušením jedné služby, tedy s vlastní kopií nebo druhou zálohou. Konkrétní lhůty pro jednotlivé typy dokladů se liší, proto si je ověřte u svého účetního.
