Většina živnostníků začíná u tabulky v Excelu nebo u vzoru faktury ve Wordu. Chvíli to funguje, pak přijde první stornovaná faktura, první platba, která nesedí, a první žádost účetní, aby jí doklady poslal jinak než jako dvacet PDF v e-mailu. V tu chvíli se začne řešit fakturační program. Na první pohled si jsou nástroje podobné, protože všechny slibují fakturu na tři kliknutí. Rozdíly jsou až v detailech, které se projeví po půl roce používání. Tenhle text je o tom, které to jsou a jak si je ověřit dřív, než si předplatíte rok dopředu.
Nejdřív si ujasněte, co vlastně potřebujete
Fakturační nástroje se liší hlavně tím, jak velkou část agendy pokrývají. Zhruba se dají rozdělit do tří skupin.
- Jen fakturace. Vystavíte doklad, odešlete ho, vidíte, co je zaplaceno a co ne. Pro řemeslníka nebo konzultanta s několika fakturami za měsíc to často stačí.
- Fakturace plus evidence příjmů a výdajů. Přidává se pokladní kniha, evidence nákladů, podklady pro daňové přiznání a přehledy pro pojišťovny.
- Plnohodnotné účetnictví nebo ekonomický systém. Sklady, majetek, mzdy, podvojné účetnictví. Pro jednoho člověka je to většinou zbytečná zátěž, pro firmu se zaměstnanci naopak nutnost.
Rozdíl mezi první a třetí skupinou není jen v ceně, ale hlavně v tom, kolik položek musíte u každého dokladu vyplnit. Pokud vystavujete pět faktur měsíčně, komplexní systém vás bude zdržovat. Pokud jich máte dvě stě a vedete sklad, jednoduchý nástroj vám přestane stačit během prvního čtvrtletí.
Co musí faktura obsahovat, aby obstála
Dobrý program vás k povinným údajům dovede sám, ale je rozumné vědět, co se vlastně hlídá. Jinak nepoznáte, že se nástroj chová špatně.
Neplátce DPH
Neplátce DPH nevystavuje daňový doklad, ale běžnou fakturu. Z občanského zákoníku vyplývá povinnost uvádět při obchodním styku identifikační údaje podnikatele, tedy jméno nebo název, sídlo a IČO, včetně údaje o zápisu do příslušného rejstříku, typicky do živnostenského registru. Zákon o účetnictví pak řeší, co musí obsahovat účetní doklad, tedy označení dokladu, popis plnění, jeho částku, datum vystavení a účastníky obchodu. Podpis ani razítko povinné nejsou, i když je část odběratelů stále očekává.
Pozor na jednu věc, která se často plete. Datum splatnosti není ze zákona povinnou položkou faktury, a pokud ho neuvedete, uplatní se podle občanského zákoníku lhůta třiceti dnů. Když tedy odběratel tvrdí, že má na zaplacení šedesát dnů, protože to má v interních pravidlech, rozhoduje to, co jste si sjednali.
Plátce DPH
U plátce DPH je seznam delší a vychází ze zákona o DPH. Kromě identifikace obou stran je potřeba evidenční číslo daňového dokladu, daňové identifikační číslo, datum uskutečnění plnění, základ daně, sazbu a výši daně. Zásadní je, aby program počítal DPH na haléře a nezaokrouhloval ji, protože to bývá nejčastější zdroj rozdílů mezi fakturou a kontrolním hlášením.
Pokud se plátcem teprve chystáte stát, počítejte s tím při výběru. Obrat pro vznik plátcovství se sleduje za kalendářní rok, nikoli za dvanáct klouzavých měsíců. Při překročení dvou milionů korun máte volbu, zda se stanete plátcem hned, nebo až od prvního ledna následujícího roku. Nad hranicí 2 536 500 korun už volba není a plátcem se stáváte ze zákona ode dne následujícího po překročení, přihlášku je potřeba podat do deseti pracovních dnů. Program, který umí přepnout režim DPH uprostřed roku, vám v takové situaci ušetří hodně práce.
Pět věcí, které rozhodují v praxi
Napojení na banku. Tohle je největší rozdíl mezi jednoduchým a dobrým nástrojem. Když program vidí pohyby na účtu, páruje platby k fakturám sám a vy nemusíte každý týden porovnávat výpis se seznamem vystavených dokladů. Ověřte si, že podporuje konkrétně vaši banku a jakým způsobem. Načítání výpisu ručně jednou týdně je něco úplně jiného než automatické propojení přes bankovní API.
Jak se data dostanou k účetní. Zeptejte se jí dřív, než si program vyberete. Někdo chce XML v konkrétním formátu, někdo přístup do systému jako druhý uživatel, někomu stačí přehledná tabulka. Pokud program umí jen PDF, přesouváte práci na účetní a zaplatíte to v jejím honoráři.
Export vlastních dat. Projděte si, jak se dostanete ke všemu, co jste do nástroje nahráli, kdyby poskytovatel zdražil, změnil podmínky nebo skončil. Fungující export kontaktů, faktur a příloh doceníte jen jednou, zato zásadně.
Práce z telefonu. Pokud fakturujete z cesty nebo ze stavby, zkuste si mobilní verzi dřív, než se rozhodnete. Některé aplikace umí jen přehled, ne vystavit doklad, a to je v praxi jiná služba. Pokud na to používáte pracovní telefony ve více lidech, řešte zároveň, kdo bude mít k firemním datům přístup, čemuž se věnuje text o tom, jak se spravuje firemní mobilní flotila.
Ceník a jeho limity. Srovnávejte podle toho, co vás reálně omezí, tedy počet faktur v tarifu, počet uživatelů a bankovních účtů nebo to, zda je napojení na banku v základu. Ceníky se mění, takže si je ověřte přímo u poskytovatele, včetně toho, co se stane po skončení zkušební verze.
Archivace, na kterou se zapomíná
Účetní doklady se uchovávají pět let, u plátců DPH jsou daňové doklady na deset let. To je dlouhá doba a právě v ní se obvykle vymění notebook, přestane fungovat starý disk nebo skončí předplatné u nástroje, který už nepoužíváte.
Praktické řešení je mít doklady na dvou místech. V programu, kde vznikly, a zároveň v záloze, ke které se dostanete i bez toho programu, ideálně jako obyčejná PDF ve složkách po letech. Jak si takové úložiště nastavit a kolik to stojí, rozebírá článek o cloudovém úložišti pro malou firmu. Stačí si do kalendáře přidat roční připomenutí a export udělat po uzavření roku.
Bezpečnost a podvodné faktury
Fakturace je oblíbený terč podvodníků, protože se v ní běžně posílají čísla účtů. Opakují se dva scénáře. Někdo se vydává za vašeho dodavatele a pošle fakturu se změněným bankovním účtem, nebo naopak napíše vašemu zákazníkovi a tvrdí, že účet jste změnili vy. Ochrana je nudná, ale funguje. Změnu bankovního spojení ověřujte telefonicky na číslo, které jste si nenašli v tom samém e-mailu, a u fakturačního nástroje si zapněte dvoufázové ověření, protože přístup do něj znamená přístup ke všem vašim obchodním kontaktům. Varovné znaky rozebírá text o tom, jak poznat podvodný e-mail.
Co se chystá s elektronickou fakturací
Na úrovni Evropské unie byla přijata úprava označovaná jako ViDA, tedy DPH v digitálním věku. Podle ní se má povinná strukturovaná elektronická faktura, která odpovídá evropské normě EN 16931, uplatnit od července 2030 pro přeshraniční plnění v rámci EU a od roku 2035 i pro plnění vnitrostátní. Česko zatím vlastní systém povinné e-fakturace nemá a termíny se v průběhu legislativního procesu v jednotlivých státech upravují.
Pro běžného živnostníka z toho dnes nevyplývá žádná povinnost. Užitečné je to jako kritérium při výběru. Pokud nástroj umí vedle PDF vydat i strukturovaný formát, je větší šance, že na změnu bude připravený. Pokud se o tom nikde nezmiňuje, je to jedna z otázek, kterou má smysl položit podpoře.
Jak vybírat, aby to zabralo
Nejlépe funguje postup, který zabere jeden večer. Vypište si faktury, které vystavujete nejčastěji, včetně té nepříjemné s více položkami a zálohou. Vyberte dva nebo tři nástroje se zkušební verzí a všechny tyhle faktury v nich skutečně vystavte. Pak jednu stornujte, vystavte opravný doklad, exportujte vše do formátu pro účetní a nakonec projděte export dat. Nástroj, který tímhle projde bez hledání v nápovědě, je ten správný.
Časté otázky
Můžu fakturovat dál z Excelu nebo Wordu?
Ano, zákon žádný konkrétní program nevyžaduje. Rozhoduje obsah dokladu, ne nástroj, ve kterém vznikl. Problém bývá v praxi, ne v legislativě. Ručně vedené číselné řady se duplikují, kopírováním šablony se táhnou staré údaje a dohledat po roce, zda konkrétní faktura byla zaplacena, zabere víc času než celá fakturace.
Potřebuje živnostník drahý účetní systém?
Ve většině případů ne. Pokud nevedete sklad, nemáte zaměstnance a vystačíte si s daňovou evidencí, komplexní ekonomický systém přinese hlavně složitější obrazovky. Rozhoduje to, co vedete, nikoli jak dlouho podnikáte.
Musí být na faktuře podpis a razítko?
Povinné to není. Některé firmy to vyžadují interně, takže pokud se s tím opakovaně potkáváte, je praktické mít nástroj, který umí přidat obrázek podpisu do šablony. Platnost faktury to ale neovlivňuje.
Jak dlouho mám faktury uchovávat?
Účetní doklady pět let, daňové doklady u plátců DPH deset let. Lhůty se počítají od konce období, ke kterému se doklad váže, takže v praxi je rozumné zálohy neprořezávat a nechat je ležet.
Co dělat, když program přestane existovat?
Právě proto se při výběru dívá na export. Pokud máte po každém roce stažená data a PDF ve vlastním úložišti, ukončení služby znamená jen přesedání do jiného nástroje. Bez exportu musíte doklady rekonstruovat z e-mailů a bankovních výpisů.
