Externý účtovník je pre väčšinu živnostníkov prvá služba, ktorú si kupujú bez toho, aby vedeli posúdiť jej kvalitu. Výsledok vidíte raz do roka, pri daňovom priznaní, a vtedy sa už veľa opraviť nedá. Rozdiel medzi dobrým a slabým účtovníkom pritom nie je v cene za doklad. Je v tom, či sa vám sám ozve pred lehotou, či vie vysvetliť, prečo niečo zaúčtoval tak a nie inak, a či vám po ukončení spolupráce vydá dáta v použiteľnej podobe.
Nasledujúci text je výklad všeobecných pravidiel, nie posúdenie vašej konkrétnej situácie. Pri zložitejších prípadoch si dajte vec prejsť niekomu, kto za svoje stanovisko nesie zodpovednosť.
Čo robí účtovník a kde už potrebujete daňového poradcu
Bežná účtovná firma vám spracuje doklady, vedie účtovné knihy, podá priznanie k DPH a kontrolný výkaz, pripraví daňové priznanie k dani z príjmov a spracuje mzdy vrátane odvodových výkazov. To je rozsah, s ktorým vystačí veľká väčšina malých podnikateľov.
Daňové poradenstvo je ale samostatná regulovaná činnosť. Riadi sa zákonom č. 78/1992 Zb. o daňových poradcoch a Slovenskej komore daňových poradcov a smie ho poskytovať len osoba zapísaná v zozname, ktorý komora vedie. Zoznam je verejný, takže keď vám niekto ponúka daňové poradenstvo, dá sa to overiť za minútu. Rovnako je to pri audite, ten vykonávajú štatutárni audítori podľa zákona č. 423/2015 Z. z. o štatutárnom audite a tiež sú vedení v registri.
Prakticky to znamená, že účtovník vám spočíta daň zo vstupných údajov, ale stanovisko k tomu, či je zvolený postup správny pri nejasnom výklade zákona, patrí daňovému poradcovi. Dobrý účtovník to vie a sám povie, že na danú otázku už nemá kompetenciu. Ten, kto vám na každú otázku odpovie áno, je rizikovejší ako ten, kto vás niekam pošle.
Vedenie účtovníctva je voľná živnosť, preto si overujte, s kým sedíte
Vedenie účtovníctva patrí na Slovensku medzi voľné živnosti. Nevyžaduje sa k nemu skúška ani preukázanie odbornej spôsobilosti, stačí ohlásenie živnosti. Je to legitímne, ale znamená to, že kvalitu si musíte overiť sami, lebo úrad to za vás nefiltruje.
Čo má zmysel overiť ešte pred prvou platbou:
- Živnostenské oprávnenie a dĺžka pôsobenia. Údaje nájdete v živnostenskom registri alebo v obchodnom registri, oboje online a bezplatne.
- Poistenie profesijnej zodpovednosti. Nie je povinné, preto ho mnohí nemajú. Pýtajte sa na krytie a na výšku limitu, nie len na to, či poistenie existuje.
- Kto konkrétne bude pracovať na vašich dokladoch. V menších kanceláriách predávajú spoluprácu majitelia a spracúvajú ju juniori. To nie je problém, kým viete, na koho sa obrátiť.
- Dobrovoľné certifikácie a členstvá. Certifikát sám nič nezaručuje, ale ukazuje, že sa niekto priebežne vzdeláva.
- Referencie z vášho odvetvia. E-shop s dodávkami z Číny, stavebná firma s prenesením daňovej povinnosti a kaderníctvo s registračnou kasou sú tri úplne rozdielne svety.
Čo sa účtovníka pýtať pred podpisom zmluvy
Rozsah služby a kto čo robí
Nechajte si napísať, čo je v cene a čo nie. Typicky stojí zvlášť ročná účtovná závierka, spracovanie mzdy za každého zamestnanca, zastupovanie pri daňovej kontrole a rekonštrukcia účtovníctva po predchádzajúcom dodávateľovi. Rovnako si vyjasnite, kto zakladá doklady do systému, kto kontroluje bankové výpisy a kto hlási zmeny na úradoch.
Lehoty a komunikácia
Dohodnite si dve lehoty naraz, dokedy vy dodáte doklady a dokedy účtovník dodá výsledok. Bez prvej je druhá nevymáhateľná. Pýtajte sa aj na to, akým kanálom komunikuje, ako rýchlo odpovedá a čo sa deje počas dovolenky či v januári, keď majú účtovníci najviac práce.
Čo sa stane, keď raz skončíte
Toto je otázka, ktorú si pri podpise nikto nekladie, a potom je z nej problém. Chcete vedieť, v akom formáte vám odovzdá dáta, či dostanete exporty z účtovného programu a nie len vytlačené zostavy, a či si za odovzdanie účtuje poplatok.
Ako čítať cenník a prečo paušál nie je automaticky výhodnejší
Používajú sa tri modely. Cena za doklad je najprehľadnejšia pri stabilnom počte dokladov, no v sezónnych mesiacoch dokáže nemilo prekvapiť. Mesačný paušál je predvídateľný, ale často má strop počtu dokladov a za prekročenie sa doplácajú jednotkové ceny. Hodinová sadzba sa hodí na jednorazové veci, napríklad na poradenstvo pri zmene právnej formy.
Pri porovnávaní ponúk nepočítajte mesačnú cenu, ale ročnú vrátane závierky a priznania. Dve ponuky, ktoré sa na prvý pohľad líšia o pár eur mesačne, sa po pripočítaní ročných položiek môžu rozísť výrazne. Ak si práve prechádzate rozpočet na rozbeh podnikania, pomôže prehľad nákladov malej firmy v prvom roku, kde účtovníctvo tvorí jednu z pravidelných položiek.
Zodpovednosť za účtovníctvo zostáva na vás
Povinnosti podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve má účtovná jednotka, teda vy. Keď účtovník urobí chybu, voči finančnej správe ste v prvom rade vy ten, kto má nesprávne priznanie. To, či a koľko vám dodávateľ nahradí, sa rieši zmluvou medzi vami a jeho poistením, nie zákonom. Preto má zmysel mať podpísanú zmluvu aj pri spolupráci, ktorá vyzerá ako priateľská výpomoc.
Praktický dôsledok je aj pri archivácii. Lehoty na uchovávanie účtovnej dokumentácie upravuje § 35 toho istého zákona a po novele platnej od roku 2018 ide pri väčšine dokumentov o desať rokov. Dohodnite si, kto dokumentáciu drží a v akej podobe. Ak ju má účtovník a vzťah sa skončí v zlom, dostávate sa do nepríjemnej pozície.
Samostatná vec je splnomocnenie. Ak má účtovník podávať priznania za vás, potrebuje na to splnomocnenie oznámené finančnej správe. Komunikácia so správcom dane prebieha pri podnikateľoch elektronicky, takže si overte, že splnomocnenie je naozaj zaregistrované, nie len podpísané na papieri v šuflíku.
Odovzdávanie dokladov rozhoduje o tom, koľko vás to bude stáť
Veľká časť ceny za účtovníctvo nie je odbornosť, ale prepisovanie. Čím viac práce odvediete na svojej strane, tým menej hodín vám vyfakturujú, a tým menej chýb z prepisu vznikne. Fotky dokladov v chate sú najhoršia možná forma. Pýtajte sa, s akým účtovným programom pracuje a či doň vie priamo načítať výstupy z vášho fakturačného nástroja.
Ak fakturačný program ešte nemáte alebo ho plánujete meniť, prejdite si kritériá výberu fakturačného programu a možnosť exportu dát si dajte ako podmienku. Doklady je zároveň rozumné držať na mieste, ku ktorému má prístup aj účtovník, nie v jednom notebooku.
Kedy je čas účtovníka zmeniť
Nie každá nepríjemnosť je dôvod na odchod. Tieto signály ale stoja za zváženie. O lehote sa dozvedáte až po jej uplynutí. Na otázku, prečo je daň v takej výške, dostanete odpoveď, že to tak vyšlo. Nedostávate priebežné výsledky počas roka, takže o hospodárení firmy nemáte prehľad až do apríla. Alebo odmieta vydať dáta v elektronickom formáte.
Prechod sa najčistejšie robí k začiatku účtovného obdobia, keď je uzavretý predchádzajúci rok. Vyžiadajte si účtovný žurnál, hlavnú knihu, saldokonto odberateľov a dodávateľov, inventúrne zostavy a exporty v strojovo čitateľnom formáte. Nový účtovník vám povie, čo presne potrebuje, a podľa toho, ako ochotne starý dodávateľ veci odovzdá, si spätne potvrdíte, či bolo rozhodnutie správne. Ak ste so živnosťou len začínali a niektoré pojmy sú pre vás nové, pomôže prehľad toho, čo všetko treba pri zakladaní živnosti vybaviť.
Časté otázky
Potrebuje živnostník s paušálnymi výdavkami vôbec účtovníka?
Pri paušálnych výdavkoch nevediete účtovníctvo, ale evidenciu príjmov a vybraných zložiek majetku, takže administratíva je výrazne jednoduchšia. Mnohí si priznanie podávajú sami. Účtovník má zmysel pri prvom roku, pri súbehu s inými príjmami alebo keď sa rozhodujete, či je paušál pre vás vôbec výhodnejší. Percento a ročný strop paušálnych výdavkov sa v čase menia, takže si pre daný rok vždy overte aktuálne hodnoty.
Môže účtovník podať daňové priznanie namiesto mňa?
Áno, ak má na to splnomocnenie a to je oznámené finančnej správe. Samotná dohoda s účtovníkom nestačí, k podaniu v elektronickej podobe potrebuje mať vo vzťahu k vášmu subjektu zriadené oprávnenie.
Ako si overím, že niekto je skutočne daňový poradca?
V zozname daňových poradcov, ktorý vedie Slovenská komora daňových poradcov. Zápis v tomto zozname je podmienkou na poskytovanie daňového poradenstva podľa zákona č. 78/1992 Zb. Živnosť na vedenie účtovníctva nie je to isté.
Kto zaplatí pokutu, keď účtovník zmešká lehotu?
Sankciu vymeria správca dane účtovnej jednotke, teda vám. Náhradu si potom uplatňujete u dodávateľa podľa zmluvy, prípadne z jeho poistenia profesijnej zodpovednosti. Ak zmluva nič také neupravuje, vymáhanie je výrazne komplikovanejšie.
Čo si mám vyžiadať, keď od účtovníka odchádzam?
Všetky originály dokladov, účtovné knihy a zostavy za neuzavreté obdobia a exporty z účtovného programu v elektronickom formáte. Odovzdanie si nechajte potvrdiť zoznamom, čo presne ste prevzali. Ušetrí to dohady, keď sa o rok ozve daňová kontrola.
