Adresa ve tvaru jmeno@vasefirma.cz není kosmetika. Je to první věc, kterou o vás klient uvidí v doručené poště, a zároveň technický základ, na kterém stojí důvěryhodnost vaší komunikace. Dokud posíláte nabídky z gmailu nebo seznamu, nemáte jak odlišit svou poštu od kohokoli, kdo si vytvoří podobnou adresu. Nastavení e-mailu na vlastní doméně přitom není práce pro IT oddělení. Zvládnete ho za jedno odpoledne, pokud víte, jaké záznamy do DNS patří a v jakém pořadí.
Co k firemnímu e-mailu na vlastní doméně vlastně potřebujete
Potřebujete tři věci a každá může být od jiného dodavatele. První je samotná doména, tedy vasefirma.cz, kterou si registrujete u registrátora a platíte za ni ročně. Druhá je poštovní server, který vaše zprávy přijímá a odesílá. Třetí je přístup k DNS záznamům domény, protože právě v nich se oba světy spojují.
Doména a poštovní server nemusí být u stejné firmy. Doménu můžete mít u českého registrátora a poštu třeba u Googlu. Jediná podmínka je, že máte přístup do rozhraní, kde se dají editovat DNS záznamy. Pokud vám web i doménu spravuje externí dodavatel a vy tam přístup nemáte, zařiďte si ho ještě předtím, než začnete cokoli nastavovat.
Jedna věc, kterou si ověřte hned: na koho je doména zaregistrovaná. Měla by být na vaši firmu nebo na vás jako podnikatele, ne na agenturu, která vám kdysi dělala web. Doména zapsaná na někoho jiného znamená, že o firemní e-mail můžete přijít ve chvíli, kdy se s dodavatelem rozejdete.
Kde poštu hostovat a jak se jednotlivé možnosti liší
E-mail v rámci webhostingu nebo u registrátora domény
Nejlevnější cesta. Většina českých webhostingů má poštovní schránky buď v ceně tarifu, nebo za malý příplatek. Pro živnostníka se dvěma adresami to stačí a nastavení je nejjednodušší, protože hosting si MX záznamy často nastaví sám.
Limity poznáte, až když vám firma poroste. Schránky bývají menší, webové rozhraní starší, sdílené kalendáře a dokumenty žádné a podpora pro odesílání většího množství zpráv slabá. Zálohy pošty u některých poskytovatelů buď nejsou, nebo se za ně platí zvlášť.
Google Workspace a Microsoft 365
Platí se za uživatele a měsíc, přičemž u obou platforem dostanete kromě pošty i kalendář, cloudové úložiště a kancelářský balík. Nejnižší tarify jsou úložištěm omezené, například Business Starter u Google Workspace má 30 GB na uživatele a do toho se počítá i pošta. Pokud ve firmě řešíte i sdílení souborů, podívejte se nejdřív na srovnání cloudových úložišť pro malou firmu, protože balíček s poštou může být výhodnější než platit obě služby zvlášť.
Výhodou je správa. Zakládání a rušení adres, vynucená dvoufázová ochrana, obnovení smazané pošty i vzdálené odhlášení ztraceného telefonu se dělají z jednoho rozhraní. U firmy s pěti a více lidmi to bývá rozdíl, kvůli kterému se příplatek vyplatí.
Samostatný e-mailový hosting
Služby zaměřené výhradně na poštu jsou mezistupeň. Dostanete slušné schránky a často i důraz na šifrování, ale bez kalendářů a dokumentů. Má to smysl, když kancelářský balík už máte vyřešený jinak a chcete jen spolehlivou poštu.
Jak nastavení probíhá krok za krokem
- Založte si účet u poskytovatele pošty a zadejte doménu. Služba vás vyzve, abyste prokázali, že doména patří vám.
- Ověřte doménu. Nejčastěji vložením konkrétního TXT záznamu do DNS, občas nahráním souboru na web.
- Nastavte MX záznamy. Určují, který server přijímá poštu pro vaši doménu. Staré MX záznamy smažte, dva různé poštovní servery vedle sebe nefungují, pošta začne padat náhodně do obou.
- Doplňte SPF, DKIM a DMARC. Bez nich pošta odchází, ale velká část jí skončí ve spamu.
- Založte jednotlivé schránky a připojte je v mobilu i v počítači.
Změna DNS se nepropisuje okamžitě. Záleží na hodnotě TTL u záznamů, obvykle jde o jednotky hodin. Pokud máte možnost, snižte TTL na minimum pár dní před migrací a zvyšte ho zpátky až po ní.
Záznamy SPF, DKIM a DMARC, bez kterých vaše pošta skončí ve spamu
Tři DNS záznamy, které příjemci říkají, že zpráva je skutečně od vás. Bez nich vám velké poštovní služby doručí zprávu do spamu nebo ji odmítnou úplně, a nejde o teorii. Google i Yahoo od začátku roku 2024 u odesílatelů většího množství zpráv vyžadují autentizaci včetně DMARC záznamu.
SPF je TXT záznam, ve kterém vyjmenujete servery, které smí za vaši doménu odesílat. Důležité je, že doména smí mít jen jeden SPF záznam. Pokud posíláte poštu z více míst, například z poštovního serveru, z fakturačního systému a z e-shopu, musí být všechny uvedené v jediném záznamu. Dva SPF záznamy vedle sebe celou kontrolu rozbijí.
DKIM přidává každé odchozí zprávě digitální podpis. Veřejný klíč vložíte do DNS, privátní zůstává u poskytovatele. Příjemce si tak může ověřit, že zpráva cestou nikdo neupravil.
DMARC říká příjemci, co má dělat, když SPF a DKIM nesouhlasí. Začněte mírně, s politikou p=none a adresou pro reporty, pár týdnů se dívejte, co vám chodí, a teprve pak přitvrďte na quarantine nebo reject. Nastavit hned reject u domény, ze které posílá i fakturační program, znamená, že vám část pošty přestane chodit a vy se to dozvíte od klienta.
Dobře nastavená autentizace má ještě jeden efekt. Útočníkovi, který se vydává za vaši firmu, výrazně zkomplikuje život. Jak taková zpráva vypadá na straně příjemce a podle čeho se pozná, rozebíráme v textu o tom, jak poznat podvodný e-mail.
Jaké adresy si založit a čemu se vyhnout
Osobní adresy ve tvaru jmeno@firma.cz nebo jmeno.prijmeni@firma.cz jsou základ. K nim se hodí pár funkčních adres, typicky info, fakturace nebo objednavky. Funkční adresa by měla být skupina nebo alias s více příjemci, ne schránka, do které se hlásí tři lidé stejným heslem. Když někdo odejde, nemusíte přenastavovat nic a nikomu nezůstane přístup.
Catch-all adresu, která přijme cokoli před zavináčem, si nezakládejte. Spamboti ji najdou rychle a schránku zahltí. Lepší je nechat neexistující adresy odmítnout.
Každou schránku si zabezpečte zvlášť. Firemní e-mail je klíč k resetu hesel do banky, do fakturace i do bankovní identity, takže u něj má dvoufázové ověření ještě větší váhu než u běžných účtů. Pokud to administrace poskytovatele umožňuje, zapněte ho povinně pro všechny uživatele.
Na co si dát pozor při přechodu ze stávající pošty
Nejčastější chyba je přepnout MX záznamy dřív, než je nová pošta připravená. Mezi přepnutím a doručením do nové schránky pak vznikne okno, ve kterém se zprávy vracejí odesílatelům jako nedoručitelné.
Starou poštu ze schránek si nejdřív přeneste. Většina poskytovatelů má migrační nástroj, který stáhne obsah přes IMAP ze starého serveru. Co nejde přes nástroj, zvládne i běžný poštovní klient, do kterého připojíte oba účty a zprávy mezi nimi zkopírujete. Starou schránku nerušte hned, nechte ji běžet aspoň měsíc.
Pokud máte poštu na firmu nově a teprve si počítáte, co všechno vás rozjezd bude stát, započítejte si doménu i poštu do fixních ročních nákladů. Dohromady jde o jednu z nejmenších položek v rozpočtu na první rok podnikání, ale patří mezi ty, které nelze vypnout.
A po přepnutí si pošlete testovací zprávu na adresu u velkého poskytovatele, třeba na vlastní gmail. V detailu doručené zprávy se dá zobrazit, jak dopadla kontrola SPF a DKIM. Pokud u obou vidíte pass, nastavení je v pořádku.
Časté otázky
Můžu mít poštu u jednoho poskytovatele a web u druhého
Ano, je to naprosto běžné. Web určují záznamy A nebo CNAME, poštu MX záznamy, a každý může směřovat jinam. Jen musíte mít přístup k DNS a vědět, který záznam co dělá.
Kolik stojí e-mail na vlastní doméně
Záleží na cestě. U webhostingu bývají schránky v ceně tarifu nebo za drobný příplatek, u Google Workspace a Microsoftu 365 se platí za každého uživatele a měsíc, s nižší cenou při ročním závazku. K tomu připočtěte roční platbu za doménu. Aktuální ceny si ověřte přímo u poskytovatele, mění se.
Co se stane, když zapomenu prodloužit doménu
Pošta přestane chodit. Doména po expiraci přejde do ochranné lhůty, během které ji jde obnovit, ale DNS už nemusí fungovat a odeslané zprávy se vracejí. Zapněte si u registrátora automatické prodlužování a zkontrolujte, že kontaktní e-mail pro upozornění není ten, který na téže doméně běží.
Stačí mi přeposílání na gmail, nebo potřebuju plnou schránku
Přeposílání je nejslabší varianta. Funguje pro příjem, ale odpovídat budete z gmailu a klient uvidí jinou adresu, než na kterou psal. Navíc přeposílané zprávy často neprojdou kontrolou SPF a končí ve spamu. Plná schránka na vlastní doméně tyto dva problémy nemá.
Jak dlouho trvá, než se změna v DNS projeví
Obvykle jednotky hodin, podle hodnoty TTL u konkrétního záznamu. U některých poskytovatelů a sítí to může být i den. Dokud se změna nepropíše všude, část pošty chodí na starý server a část na nový, proto se migrace plánuje na dobu, kdy máte nejmenší provoz.
