Ztráta firemních dat málokdy začne dramaticky. Většinou je to obyčejná středa, někdo otevře sdílenou složku a soubory v ní mají divné koncovky. Nebo spadne disk v počítači, na kterém jako na jediném místě leží rozpracovaná zakázka. Teprve v tu chvíli se ukáže, jestli firma zálohy opravdu má, nebo jen předpokládá, že je někde má.
Rozdíl mezi těmito dvěma stavy je poznat předem. Stačí si projít tři situace, které se malým firmám stávají nejčastěji, a u každé si odpovědět na jedinou otázku, kolik hodin práce bych ztratil a za jak dlouho bych se vrátil do provozu.
Scénář první, selhání hardwaru nebo ztráta zařízení
Disky selhávají a notebooky se ztrácejí. U firemní techniky je problém širší než u soukromé, protože na jednom zařízení bývá kromě dokumentů i přístup do e-mailu, do banky a do interních systémů.
Tenhle scénář se naštěstí řeší nejsnáz. Když data zároveň leží na druhém místě, výměna disku je otázka nákladů a času, ne existence firmy. Co bývá podceněné, jsou věci mimo klasické dokumenty. Lokální databáze účetního programu, archiv e-mailů stažený do poštovního klienta, konfigurace e-shopu, podpisové certifikáty. To všechno často zůstává mimo zálohovací plán, protože se o tom nepřemýšlí jako o souborech.
Praktický první krok je nudný, ale funguje. Sepište si, kde co ve firmě reálně leží, včetně toho, co má kdo lokálně na svém počítači. Ten seznam bývá delší, než člověk čeká.
Scénář druhý, ransomware a zašifrovaná data
Ransomware je škodlivý program, který zašifruje soubory a za jejich zpřístupnění požaduje platbu. Pro malou firmu je nebezpečný hlavně tím, že nerozlišuje. Projde se po sdílených discích a připojených síťových úložištích a zašifruje všechno, kam má přihlášený uživatel přístup.
A právě tady selhává spousta zálohovacích řešení. Když je záložní disk trvale připojený přes USB nebo je síťové úložiště namapované jako běžný disk, útok se dostane i na něj. Záloha je najednou zašifrovaná stejně jako originál.
Obrana se opírá o dvě vlastnosti zálohy. První je oddělení, aspoň jedna kopie nesmí být trvale dostupná ze stejného počítače pod stejným účtem. Druhá je verzování, tedy že úložiště drží i starší verze souborů a nepřepíše je automaticky tou poslední. Bez verzování se může stát, že se zašifrovaný stav synchronizuje do cloudu dřív, než si někdo všimne, že je něco špatně.
Vstupní branou přitom bývá obyčejná pošta. Když řešíte zálohy, má smysl zároveň projít s lidmi ve firmě, jak poznat podvodný e-mail a co dělat, když na něj někdo klikne, protože nejlevnější obnova je ta, kterou nepotřebujete.
Scénář třetí, lidská chyba
Nejčastější a zároveň nejméně dramatický případ. Někdo přepíše tabulku, smaže složku, uloží špatnou verzi smlouvy přes dobrou. Nebo odejde zaměstnanec a s jeho účtem zmizí data, která měla jen jeho přihlášení.
Tady nepomůže kopie poslední verze, protože poslední verze je právě ta špatná. Pomůže historie. Potřebujete se umět vrátit k tomu, jak soubor vypadal včera nebo minulý týden, ne jak vypadá teď.
Nejběžnější úložiště nějakou formu koše a historie verzí mají, lhůty se ale liší podle služby i tarifu a nebývají nekonečné. Řádově jde o desítky dnů. Konkrétní dobu si ověřte přímo u svého poskytovatele a počítejte s tím, že smazání účtu může koš vyprázdnit dřív, než by vyplývalo z běžné lhůty. Pokud teprve vybíráte, kam firemní data uložit, vyplatí se projít si, jak se cloudové úložiště pro malou firmu vybírá a kolik stojí, protože délka historie verzí je jedním z parametrů, které se mezi tarify liší.
Proč se pořád mluví o pravidle 3 2 1
Doporučení je staré, zato se dobře pamatuje. Tři kopie dat, na dvou různých typech úložiště, z toho jedna mimo firmu.
Přeloženo do praxe malé firmy to může vypadat třeba takhle. Originál je v cloudové kancelářské sadě, kde lidé pracují. Druhá kopie je zálohovací služba, která obsah té sady pravidelně stahuje a drží verze. Třetí je offline kopie na externím disku, který se připojuje jednou za čas a jinak leží v trezoru nebo mimo kancelář.
Pointa není v číslech, ale v tom, že jednotlivé kopie musí selhat z různých důvodů. Dva disky ve stejném počítači jsou pořád jedna kopie, když přijde zatopení nebo krádež. Dvě složky ve stejném cloudovém účtu taky, když o ten účet přijdete.
Synchronizace není záloha
Tohle je nejčastější omyl, na který se dá narazit. Sdílený disk v cloudu zajišťuje, že všichni vidí stejná data a že je máte i po rozbití notebooku. Nezajišťuje ale ochranu před tím, že se špatná změna rozšíří. Synchronizace totiž dělá přesně to, co má, věrně přenáší i smazání a přepsání.
Záloha je něco jiného. Je to oddělená kopie pořízená k určitému okamžiku, kterou běžný provoz nemění. Z toho plyne i jednoduchý test. Pokud změna provedená na jednom počítači okamžitě změní i druhou kopii, je to synchronizace, ne záloha.
Pro služby typu Microsoft 365 nebo Google Workspace to platí dvojnásob. Poskytovatel ručí za dostupnost své infrastruktury, ne za to, že vám někdo omylem nesmaže sdílenou složku nebo že nepřijdete o účet. Zálohování obsahu těchto služeb je samostatná kategorie nástrojů a je potřeba ji řešit zvlášť.
Jak často zálohovat a jak dlouho zálohy držet
Frekvenci určuje jediná otázka. Kolik práce si můžete dovolit udělat znovu. Když firma fakturuje a eviduje zakázky průběžně, denní záloha znamená, že v nejhorším případě přijdete o jeden den. U dat, která se mění párkrát za měsíc, stačí méně.
Druhý parametr je doba, po kterou zálohy držíte. Krátká historie řeší hardwarové selhání, ale neřeší chybu, které si nikdo nevšiml. Poškozená databáze nebo nenápadně rozsypaná tabulka se může projevit až po několika týdnech. Běžně se proto kombinuje několik denních záloh, několik týdenních a několik měsíčních.
U osobních údajů navíc nejde jen o pohodlí. Obecné nařízení o ochraně osobních údajů v článku 32 mezi vhodnými technickými opatřeními výslovně uvádí schopnost obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů. Konkrétní podobu zálohování nařízení nepředepisuje, posuzuje se přiměřenost riziku. Tohle je obecný výklad, u konkrétní firmy a konkrétní agendy stojí za to probrat nastavení s někým, kdo rozumí jak technice, tak povinnostem daného oboru.
Obnovu je potřeba vyzkoušet
Záloha, ze které se nikdo nikdy nepokusil nic obnovit, je spíš naděje než záloha. Chyby se objeví typicky až ve chvíli, kdy na nich záleží. Zálohovací úloha tiše padá už tři měsíce. Soubory se obnoví, ale databáze účetního programu se bez správné verze softwaru nerozjede. Zašifrovaný archiv potřebuje heslo, které zná jediný člověk a ten je zrovna na dovolené.
Zkouška nemusí být složitá. Jednou za čas vezměte konkrétní soubor a databázi, obnovte je na jiný počítač a ověřte, že se dají otevřít. Zapište si, jak dlouho to trvalo. To číslo je odpověď na otázku, za jak dlouho se firma po výpadku vrátí do provozu.
Poslední věc, která se zapomíná. Hesla a přístupy k samotným zálohám musí být dostupné i tehdy, když je nefunkční hlavní systém. Pokud máte přihlašovací údaje k zálohovacímu účtu uložené jen v nástroji, který běží na zašifrovaném serveru, máte problém. Patří do správce hesel s nouzovým přístupem pro druhou osobu, případně i na papír v trezoru.
Časté otázky
Stačí malé firmě jen cloudové úložiště bez další zálohy
Pokrývá to první scénář, tedy ztrátu nebo poruchu zařízení. Nepokrývá ale smazání, přepsání nebo ztrátu přístupu k účtu, protože tyhle změny se do cloudu promítnou také. Minimum navíc je zapnutá historie verzí a jedna nezávislá kopie, ke které se běžný pracovní účet nedostane.
Jak poznám, že záloha opravdu běží
Podle toho, že z ní někdo nedávno něco obnovil. Zelená ikonka v programu nebo e-mailové hlášení o dokončení jsou užitečné, ale neřeknou, jestli je obsah zálohy použitelný. Naplánujte si zkušební obnovu v pravidelném intervalu a výsledek si poznamenejte.
Má smysl zálohovat i firemní telefony
Ano, hlavně kvůli tomu, co na nich vzniká a nikde jinde neexistuje. Fotky z realizací, nahrávky, dokumentace stavu před prací a po ní. Postup se neliší od soukromého zařízení, pomůže projít si, jak zálohovat fotky z telefonu, aby se neztratily, a nastavit to na firemních přístrojích jednotně.
Kolik má zálohování malou firmu stát
Záleží na objemu dat a na tom, jak rychle potřebujete být zpátky v provozu. Místo hledání univerzální částky je praktičtější spočítat druhou stranu. Vyčíslete, kolik stojí jeden den bez přístupu k datům, tedy neodpracované hodiny, odložené zakázky a dohánění administrativy. Proti tomuto číslu se cena zálohování posuzuje mnohem snáz.
Co dělat jako první, když se data ztratí nebo zašifrují
Odpojte postižený počítač od sítě, aby se případné šíření zastavilo, a nic na něm nepřepisujte. Pak teprve řešte obnovu, a to na jiném zařízení. U ransomwaru je namístě incident zdokumentovat a konzultovat postup s odborníkem, placení výkupného nedává žádnou záruku a obnovu dat neřeší.
